W dobie XXI wieku małe, średnie i duże przedsiębiorstwa potrzebują wsparcia specjalnych systemów w zarządzaniu. Jednym z nich jest system informatyczny ERP, który często pojawia się przy hasłach zarządzania firmą oraz optymalizacji produkcji.
Czym jest system ERP?
ERP to inaczej skrót od angielskiego Enterprise Resource Planning, które oznacza dokładnie Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa. Krótko mówiąc, jest to zagadnienie bardzo szerokie, ale najczęściej kojarzy się z systemem komputerowym, który ma za zadanie wspierać realizację określonych procesów w produkcji oraz pozwolić na zarządzanie nimi.
System ERP jest mocno złożonym systemem informatycznym i często odpowiada on między innymi za:
- kadry i płace (zarządzanie zasobami ludzkimi);
- wytwarzanie produktów;
- księgowość (procesy biznesowe, która są powiązane z prowadzeniem rachunkowości finansowej);
- kontrolę stanów magazynowych;
- zbieranie zamówień;
- kontrolę sprzedaży;
- monitorowanie jakości wytwarzanych produktów.
Systemy ERP należą do oprogramowań modułowych, a co za tym idzie – składają się z kilku niezależnych od siebie aplikacji, które jedynie współpracują ze sobą. Są to rozwiązania uniwersalne, które sprawdzą się dosłownie w każdej branży czy w każdym sposobie prowadzenia działalności gospodarczej. Wśród modułów najczęściej przedsiębiorcy korzystają z aplikacji do zarządzania księgowością i finansami, sprzedażą i zakupami, środkami trwałymi, a także gospodarką magazynową.
Systemy ERP to zintegrowane systemy informatyczne, które integrują funkcjonalność różnych obszarów codziennego działania firmy. Raz wprowadzone do systemu informacje są dostępne we wszystkich miejscach i mają do nich dostęp wszyscy upoważnieni. Można je również wykorzystywać w dalszym kierunku, na przykład w trakcie podejmowania decyzji operacyjnych lub strategicznych.
ERP jako wsparcie w zarządzaniu przedsiębiorstwem, czyli system w praktyce
System ERP jest doskonałym wsparciem w zakresie zarządzania przedsiębiorstwem. Odpowiada on za zasoby firmy, do których zalicza się między innymi:
- zasoby ludzkie, to jest wszystkich pracowników przedsiębiorstwa oraz ich umiejętności;
- środki materialne (nieruchomości, urządzenia, maszyny, środki transportu, a nawet artykuły biurowe);
- środki finansowe (zasoby pieniężne);
- wyobraźnia, czyli zasób pozwalający na wypracowanie wręcz nieskończonej liczby sposobów na zaspokojenie potrzeb własnych klientów, a także wybicie się ponad konkurencję;
- zasoby infrastrukturalne dopasowane do kierunku firmy;
- zasoby wiedzy – patenty, oficjalne licencje, wewnętrzne procedury i tym podobne.
Jak można zauważyć, zasoby to jedne z głównych kwestii w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Są one bardzo ważne, ponieważ to od nich zależy pozycja firmy na rynku. Mają one za zadanie koordynować różne dziedziny działalności firmy. Tego jednak z całą pewnością nie jest w stanie wykonać człowiek w sposób szybki i bezbłędny, dlatego też system ERP jest doskonałym wsparciem i niezastąpioną pomocą w tych tematach.
Do czego służy system ERP?
System ERP jest bardzo uniwersalny, a więc można go odpowiednio dopasować do własnej firmy pod względem jej kierunku, bieżących potrzeb czy procesów, jakie w niej zachodzą. Idąc tym tokiem, należy napomnieć również o kilku przykładach, w jakich sprawdzi się właśnie ERP.
Przede wszystkim na etapie produkcji system odpowiada między innymi za planowanie, budżetowanie, realizację, kontrolę nad stanem surowców, ich zamawianie, a nawet zarządzanie procesami technologicznymi. Przy kwestii zasobów ludzkich system ERP wspiera planowanie grafików oraz szkoleń, a także zajmuje się kontrolą i rozliczaniem czasu pracy. Wytwarzanie produktów z kolei oznacza, że system kontroluje ich terminowość, harmonogram produkcji oraz wspiera wdrażanie systemów zarządzania jakością. Należy także przypomnieć o analizach finansowych, które wykonuje oraz zbiera i analizuje ich dane.
System ERP – czy warto?
Każdorazowo wprowadzenie do przedsiębiorstwa systemu ERP wiąże się z wieloma przemyśleniami, testami oraz analizami. Samo wdrożenie jest procesem stosunkowo długim, ale tylko dzięki niemu istnieje możliwość wybrania dobrego rozwiązania, które wpasuje się do organizacji firmy oraz wesprze osiągnięcie założonych celów.
Z całą pewnością jednak można stwierdzić, że wdrożenie systemu ERP jest warte wszystkich starań oraz zaangażowania, ponieważ może on w przyszłości przynieść liczne korzyści, które są widoczne między innymi w dynamice rozwoju branży, jej organizacji, i tym podobnych.
Firmy, które wprowadziły już do swoich struktur systemy ERP, zauważają liczne zmiany, między innymi takie jak: mniejsze zapasy magazynowe, lepsza jakość obsługi klienta, nieograniczony dostęp do archiwalnych i bieżących danych finansowych, mniejsze koszty zarządzania poziomem zapasów, większa terminowość dostaw, mniejszy czas produkcji, i tym podobne. Jest to więc z całą pewnością doskonałe wsparcie w zarządzaniu przedsiębiorstwem, które pozwala rozwinąć firmę i wybić się ponad konkurencję.
